T.C.

SUSURLUK BELEDİYESİ

DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler

Amaç

MADDE 1-  (1) Bu yönetmeliğin amacı, Susurluk Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ndeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3- (1) Bu yönetmelik, 03/07/2005 tarih ve 5393 sayılı Belediye Kanunu ve diğer mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu yönetmelikte geçen:

1. a) Belediye: Susurluk Belediyesini,
2. b) Başkanlık: Susurluk Belediye Başkanlığını,
3. c) Müdürlük: Destek Hizmetleri Müdürlüğünü,
4. d) Müdür: Destek Hizmetleri Müdürünü,
5. e) Yönetmelik: Destek Hizmetleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği’ni ifade eder.

Temel İlkeler

MADDE 5- (1) Susurluk Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

1. a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
2. b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
3. c) Hesap verebilirlik,
4. d) Kurum içi yönetimde ve şehri ilgilendiren kararlarda katılımcılık,
5. e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
6. f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilklerini esas alır.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Teşkilat ve Bağlılık

Kuruluş

MADDE 6- (1) Susurluk Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü 22/02/2007 tarihli 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulunun ‘Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar hakkında 2006/3751 sayılı Kararı’ gereğince, Susurluk Belediye Meclisinin 03/06/2014 tarih ve 49 sayılı kararıyla kurulmuştur.

Teşkilat

MADDE 7- (1) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.

1. a) Destek Hizmetleri Müdürü
2. b) Satın Alma Birimi
3. b) İhale Birimi
4. c) İdari İşler Birimi

2) Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Müdür, Şef, Memur, İşçi ve yeterli sayıda diğer personel ile görev yapar.

Bağlılık

MADDE 8- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlı olarak idari teşkilatta yer alır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Personel, Görev, Yetki ve Sorumluluk

Personel

MADDE 9- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğünde bir Müdür ile yürürlükteki norm kadro mevzuatına uygun nitelik ve sayıda personel görev yapar.

Müdürlüğün görevleri

MADDE 10- (1) Aşağıda belirtilen görevler, Destek Hizmetleri Müdürlüğü tarafından yürütülür;

1. a) Makine, araç-gereç, iş makinesi, taşıt kiralama ile bunların yedek parça tamir ve bakımlarını yaptırmak,
2. b) Belediye hizmet araçlarının trafik sigorta işlemlerini takip etmek,
3. c) Elektrik, su, doğalgaz, telefon ve küresel mobil iletişim sistemi (gsm) sözleşmelerini yapmak,
4. d) Faturaların ödeme evraklarını hazırlamak,
5. e) Belediyemizin ihtiyaçları doğrultusunda, tüm birimlerin ihtiyacı olan her türlü malzemeleri piyasadan uygun şartlarda temin ederek, etkin ve verimli çalışmalarını sağlamak
6. f) Belediyemizin telsiz ile haberleşme işlemlerini yürütmek,
7. g) Müdürlük adına gelen tüm evrak ve belgelerinin tasnifi yaparak gereği yapmak,
8. h) Başkanlık Makamına, Belediye Meclisine ve Encümenine müdürlükle ilgili teklifler sunulması ve bu organlarca verilen kararların uygulamasını yapmak,

ı) İlgili kanun ve mevzuata uygun olarak Belediyemize ait tüm müdürlüklerin ihale işlemlerini yürütmek.

1. i) Okul, cami, yardıma muhtaç vatandaşlarımızın evleri vb. gibi küçük bakım ve onarımlarını, imkanlar dahilinde yapılmasını sağlamak,
2. j) Destek Hizmetleri Müdürlüğü bu yönetmelikte sayılan görevler ile Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri yürütürken işlemleri kanun, tüzük, yönetmelik, kararname, genelge ve tebliğlere uygun yapmak, gerekli özen ve çabukluğu göstererek neticelendirmekle yükümlüdür,

Müdürlük yetkisi

MADDE 11- (1) Müdürlük, bu yönetmelikte sayılan görevleri 03/07/2005 tarih ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak, Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün sorumluluğu

MADDE 12- (1) Müdür, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 13- (1) Aşağıda belirtilen görevler, Müdür tarafından yürütülür;

1. a) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişi olup Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil etmek,
2. b) Yasalarla verilen her türlü asli ve ek görevleri yapmak,
3. c) Müdürlük bütçesini hazırlamak,
4. d) Personel arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan yetkililerin yerine, bir başkasının görevlendirilmesini sağlamak ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak,
5. e) Müdürlük birimlerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek ve denetlemek,
6. f) Çalışma verimini arttırmak amacıyla, mevzuat ve yargı kararları ile ilgili yayınları satın almak, abone olmak, bunlardan personelin yararlanmasını sağlamak,
7. g) Müdürlükte görevli tüm personelin görevleri ile ilgili olarak kendilerini geliştirmeleri adına eğitimler aldırmak,
8. h) Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programı hazırlamak,
9. i) Başkanlıkça onaylanan çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzemeyi temin etmek,
10. j) Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek,
11. k) Müdürlüğe ait bütün kısımların çalışmalarını izlemek, denetlemek ve gerekli direktifleri vermek,
12. l) Müdürlüğün görev alanlarına giren konularda kesin kararlar vermek, çeşitli konulara ilişkin farklı yollar ve çözümler arasında son ve kesin seçim yapmak,
13. m) Müdürlük bütçesini etkin ve verimli kullanmak,
14. n) Diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak,

Satın Alma Birimi personelinin görev yetki ve sorumlulukları

MADDE 14- (1) Aşağıda belirtilen görevler, Satın Alma Birimi personelince yürütülür;

1. a) Belediye birimlerinin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetleri istenilen zaman ve şekilde temin etmek, ortak ihtiyaçlarda koordineyi sağlayarak talepleri karşılamak,
2. b) Stok kontrollerinin ve malzeme sayımlarının zamanında yapılmasını kontrol ve takip etmek,
3. c) Birimlerin ihtiyacı için satın alınacak ve tamir ettirilecek tüm yedek parça, malzeme, makine ve aletler için gerekli idari ve teknik şartnameyi kullanan veya talep eden birimlere hazırlatmak veya temin etmek,
4. d) Malzeme giriş-çıkış takibi, ayniyat kesimi, evrakların hazırlanması işlemlerinin yapılmasını kontrol ve takip ederek sonuçlandırmak,
5. e) Temin edilen demirbaş ve tüketim malzemelerinin kayıt ve saklanmasını sağlamak.
6. f) Ödeme için muhasebe yetkilisine bildirmek,
7. g) Piyasadan temin edilen malzemenin ve hizmetin teknik şartnameler uyarınca muayene ve kabul komisyonları ile muayenelerini yaptırmak ve bedellerinin ödenmesi için ilgili birimlere tahakkuklarını yaptırmak,
8. h) Müdürlükte görevli tüm personelin görevleri ile ilgili olarak kendilerini geliştirmesi hususunda eğitim planlaması yapmak,
9. i) Müdürlüğün hizmet alanlarındaki görevli personellerin sevk ve idaresini yapmak,
10. j) Personelin görev bölümünü yapmalarından ve personelin devamından sorumlu olmak,
11. k) Müdürlüğe ait tüm depolardan ve içersindeki malzemelerden sorumlu olmak,
12. l) Depo kayıt defterinin düzenli tutulmasını sağlamak,
13. m) Depoların temizlik ve bakımlarını yaptırmak,
14. n) Depodan talep edilen malzemelerin zamanında verilmesini sağlamak,
15. o) Depolardaki stokları takip etmek,
16. p) Depo stoklarının azalması halinde müdürlüğe bilgi vermek ve talep etmek,
17. r) Müdürlük arşivlerinden sorumlu olmak,
18. s) Müdürlükten arşive gönderilen tüm dosyaları arşiv mevzuatına uygun olarak tasnifini yaptırmak, etiketlemek ve düzenli bir şekilde saklanmasını sağlamak,
19. t) Müdürlük arşivlerinin temizlik ve bakımlarını yaptırmak,

İhale birimi personelinin görev yetki ve sorumlulukları

MADDE 15- (1) Aşağıda belirtilen görevler, İhale Birimi personelince tarafından yürütülür;

1. a) Belediyeye bağlı tüm müdürlüklerin ihale işlemlerini yapmak,

b)Belediye hizmetleri için ihtiyaç duyulan her türlü araç ve iş makinelerinin kiralama işlemlerini yapmak, hizmetin sözleşmesine uygun verilmesini kontrol ve takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak,,

1. c) Araçların bakımını kontrol etmek ve tamirlerini yaptırmak,
2. d) Araçların tamir ve bakımları için yedek parça alım talebi yapmak,
3. e) Araçların trafik ve egzoz muayenelerini yaptırmak,
4. f) Araçların zorunlu trafik sigortalarını yaptırmak,
5. g) Araçlara akaryakıt alımı takip etmek,
6. h) Ekonomik ömrünü dolduran araçların hurdaya ayrılma işlemlerini yaptırmak,

ı) Kuruma yeni alınacak araçlarla ilgili işlemleri yapmak,

1. i) Kuruma yeni alınan araçların trafik tescil işlemleri yaptırmak,
2. j) Şoför ve diğer personellerin mesleki eğitimlerini yaptırmak,
3. k) Tüm telsiz işlemlerini takip etmek,
4. l) Müdürün verdiği diğer işleri yapmak,
5. m) Diğer tüm Müdürlüklerle yakın iş birliği içinde çalışır,

İdari işler personelinin görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 16- (1) Aşağıda belirtilen görevler, İdari işler personeli tarafından yürütülür;

1. a) Müdürlüğe gelen evrak ve dosyaların kaydının yapılması, havale edilmesi için Müdüre vermek,
2. b) Müdürün havale ettiği evrak ve dosyaların, dağıtımı ve takibini yapmak,
3. c) Personel özlük işlerinin yapılması ve takip edilmesi,
4. d) Faturaların ödeme evraklarını hazırlayıp, ilgili müdürlüğe vermek,
5. e) Ayniyat defterine kayıt yapmak, işlemi vize etmek, demirbaş sayısını vermek,
6. f) Satın alma talep ve onayları ile diğer yazıları yazma, takip etme ve arşivleme yapmak,
7. g) Müdür tarafından verilecek diğer görevlerin yapılmasından sorumludur,

Memurlar ve diğer personelin görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 17- (1) Aşağıda belirtilen görevler, memur tarafından yürütülür;

1. a) Aşağıda belirtilen görevler, memur ve diğer personel tarafından yürütülür ve Müdür ve şefliklerin vereceği her türlü işi yapmak ve yaptığı işlerden dolayı birim şeflerinde karşı sorumludur,
2. b) Müdürlüğe ait araç gereç ve demirbaş malzemeleri muntazam bir şekilde tutarak ihtiyaçları tespit etmek,
3. c) Müdürlük arşivinde bulunan dosyaları muhafaza etmek,
4. d) Müdürlüğün günlük, aylık ve yıllık istatistiki bilgilerini çıkarmak,
5. e) Müdürlüğün faaliyet, program ve raporlarını hazırlamak,
6. f) Müdürlüğün kurum içi ve kurum dışı yazışmalarını hazırlamak ve takip etmek,
7. g) Depo görevlisi personeli, depoların temizlik, bakım ve depo içerisindeki malzemelerden sorumludur,
8. h) Arşiv görevlisi personel arşivlerin temizlik, bakım ve güvenliğinden sorumludur,

ı) Tüm personel kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlü ve sorumludurlar,

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmetlerin İcrası

Görevin alınması

MADDE 18- (1) Müdürlüğe gelen tüm belgeler, dosyalar ve işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.

Görevin planlanması

MADDE 19- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

Görevin yürütülmesi

MADDE 20- (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük birimleri arasında işbirliği

MADDE 21- (1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.

1. a) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra Müdüre iletilir.
2. b) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.
3. c) Görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
4. d) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon

MADDE 22- (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür. Müdürlüğün, belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu kurum ve kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı, Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

ALTINCI BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem

MADDE 23- (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

1. a) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.
2. b) Müdürlükte kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir.

Arşivleme ve dosyalama

MADDE 24- (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır. İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır. Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

1. a) Gelen Evrak Defteri
2. b) Giden Evrak Defteri
3. c) Zimmet Defteri
4. d) İmza Defteri
5. e) Gelen Evrak Dosyası
6. f) Giden Evrak Dosyası
7. g) Malzeme Talep Dosyası
8. h) Depo kayıt defteri

ı) Demirbaş Defteri

1. i) Telsiz Dosyası
2. j) Telefon GSM Dosyası
3. k) Su-Elektrik-Doğalgaz Sözleşme ve Ödeme Dosyası
4. l) İhale Dosyaları

YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim

Denetim ve disiplin hükümleri

MADDE 25- (1) Müdür tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller

MADDE 26- (1) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük

MADDE 27- (1) Bu yönetmelik, Belediye Meclisi tarafından kabulüne müteakip yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 28- (1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.